E-Rechnung in der Werkstatt: Was gilt und was ist zu tun?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Daten maschinenlesbar in einem festen Format vorliegen. Ein normales PDF oder ein eingescannter Beleg ist keine E-Rechnung, auch wenn er per E-Mail kommt.

In Deutschland gebräuchlich sind zwei Formate: XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD, ein lesbares PDF, in dem die Daten zusätzlich eingebettet sind.

Welche Fristen gelten?

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von Firmen empfangen und verarbeiten können.
• Bis Ende 2026: Rechnungen an Firmenkunden dürfen noch auf Papier oder als normales PDF verschickt werden.
• Ab 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen an Firmenkunden schreiben.
• Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle Betriebe bei Rechnungen an Firmenkunden.

Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Für Ihren Betrieb im Einzelfall ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Was bedeutet das für die Werkstatt?

Viele Werkstätten haben Firmenkunden: Flotten, Handwerker, Speditionen. Für diese Rechnungen brauchen Sie ein Programm, das E-Rechnungen erzeugen kann, und ein Postfach, in dem eingehende E-Rechnungen von Lieferanten lesbar ankommen.

Am einfachsten ist es, wenn die Rechnung direkt aus dem Werkstattauftrag entsteht. Dann stehen Arbeitswerte, Teile, Kennzeichen und km-Stand schon drin und müssen nicht abgetippt werden.

Checkliste für den Umstieg

• Prüfen, ob Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann
• Firmenkunden fragen, welches Format sie bevorzugen
• Eingang von Lieferanten-Rechnungen klären, zum Beispiel ein eigenes E-Mail-Postfach
• Mit dem Steuerberater die Übergabe abstimmen, etwa per DATEV-Export